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西安会务公司分享会议活动策划具体包括哪些?

来源:www.hysdhz.com         发布时间:2020-03-18

不论是商业会议活动,还是企业会议活动,都离不开会议活动方案的策划,西安会务公司面对越来越多样化发展的社会需求,举办会议活动的方式也要不断推陈出新,才能紧跟时代的脚步,这就要求会议活动方案的策划要在一定程度上贴合社会走向,反映社会趋势。


西安会务公司
会议活动方案策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织多人参与的社会协调会议活动。实质上是一场商业性会议活动,一个好的会议活动方案策划方案可以塑造企业的形象、提高企业的宣传度,针对不同企业、不同市场、不同主题,就可以派生出很多份不同的会议活动方案策划,除了创意点是不同的,具体流程都万变不离其宗,针对很多策划小白面对公司会议活动策划方案束手无策的情况,小编专门整理出了会议活动策划方案的具体流程。



一、策划思路

会议活动方案策划首先要做的第一步就是理清楚策划思路,首先你要明确此次会议活动的主题,确定主思路,是企业发布会、还是年会会议活动,是主要商品促销、还是企业形象宣传,扬长避短提取出最重要的信息,作为此次会议活动的主题。保证策划思路不偏移,这是推动一场会议活动顺利进行的主导线。



二、会议活动信息介绍

一场会议活动要把信息传递给目标受众用户,是至关重要的事情,否则这场会议活动就是一个空壳,华而不实,起不到任何的效果,要遵循5W2H分析法则,这是一场会议活动成功的关键,要知道会议活动目的是什么,为什么做(why),策划的内容是什么(what),会议活动开始时间、筹备时间什么时候,何时做(when),会议活动现场在哪(where),会议活动的主办方、赞助者、执行方、服务方是谁(who),会议活动的方法和流程怎么设置,如何来做(how),需要花费多少人力物力和财力(how much),会议活动方案策划者首先要对会议活动有一个整体比较清晰的认识,挑选最重要的信息,准确的传达给受众,这样才容易被受众记住。



三、场地推荐

任何会议活动的举办都离不开场地的选择,这时候就需要根据会议活动类型和主题有针对性的选择场地,例如:展览会议活动对环境和空间布局比较高,就要选择艺术类特色会议活动场地,如果是会议论坛,就要挑选商业气息浓厚的会议中心,如果是发布会庆典之类的会议活动,就要选择酒店或者会所等场地,要找到场地和会议活动契合到的点,这是一场会议活动的加分项,还要考虑到交通是否便利、天气是否适合出行等因素。



四、会议活动主视觉设计

主视觉设计是一场会议活动的灵魂,最能体现会议活动的主题风格,主视觉设计包括邀请函设计、签到背景墙设计、主背景板设计、会议活动宣传设计、宣传袋设计等,整体要协调统一,会议活动主视觉设计的效果直接影响到会议活动宣传的效果,这也是会议活动策划中必不可少的环节。



五、会议活动流程

会议活动都是由一个个环节组成的,环节的设定同样要根据会议活动主题安排,如果是开业庆典会议活动,就离不开剪彩仪式和启动环节,从嘉宾入场到开场设计、领导讲话、节目互动,每一个环节都需要规则的制定,保证会议活动现场有序的进行,对于会议活动各部分环节的策划,要讲求创意新颖,一场会议活动只要有一个闪光点能被受众记住,就可以算是一个成功的会议活动方案策划了。



六、应急预案

会议活动现场有很多不可控的突发性,应急方案主要针对会议活动现场当天出现紧急状况做出的备选方案,还要明确现场工作人员的分工,以确保会议活动现场的有序进行。


七、会议活动报价

会议活动的花费较高,在西安会议策划的时候就要对成本就行预估,把所有涉及到的开支经费罗列成一个表格,附带上下浮动价格范围,包含舞美、灯光、音响、场地租赁、物料预估等,在会议活动主办方的经济能力范围内,合理的安排物料。

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15319716018 贾经理 

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