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如何成功的策划执行一场线下活动?

来源:www.hysdhz.com         发布时间:2019-08-27

在活动正式开始之前,我们要对活动有一个对活动策划、构想的阶段,也就是说想做活动,策划案要先行。一份完整的活动策划案,应该包括以下几点:


包含了这些要素的策划案,才能让人明白你要做一场什么样的活动,设定好活动目的后,要根据活动目标去设定和判断本次活动的预期效果、活动风险。这有利于你更好地去把控整场活动。


时间进度推进

当确定好活动方案后,就要开始推进,把控好每一个时间点,Deadline前必须把东西给到。保证全员配合默契,井井有条。

活动策划
PPT方案制作

对于线下活动来说,不花钱是不可能的。因此,活动策划公司前期需要准备好招商PPT,来以此获得更多的资金支持。

简而言之,你要给你的招商对象看到以下内容:这个活动是什么,我能给你什么,你能给我什么,这是商务合作的基础和前提

当然,在做商务合作时,也不一定要给钱才行。如果双方能进行资源置换,也是可以合作的。比如,对方免费给你提供场地,提供礼品等。

活动场地

对线下活动来说,场地和嘉宾是非常重要的。筹备期内一定要先确定好场地和嘉宾,否则会非常影响活动周期和节奏。

对于场地的选择,一般都会有以下几个考虑:

价格:场地的价格成本一定要控制,能以资源置换的形式免费获得,那是最好了。如果实在不行,也要以搭载资源置换的形式去获得较低的价格。

空间:要根据活动预期人数选择能够足够容纳的场地。

交通:交通便利很重要,地铁附近是首选。

设备:主要看场地方是否能提供音响、话筒、LED屏幕、桌椅等一些会议必备的设备。而最终确定的场地,应该是以上几点因素综合后的最佳选择。

活动文案

好的活动文案,可以吸引更多的客户,比较流行的活动文案主要有两种,一种是简单粗暴版,一种是故事引入版。

简单粗暴版的文案,这种活动文案,一般阅读量都不太高,但胜在清晰明了,转化率高。还有一种文案,是偏向软文。一般是由励志故事、心灵鸡汤或者是干货引入,结尾再猝不及防给你个活动报名海报。这类文案比较适合在合作推广的平台上发布。

但不管用这两种文案里的哪一个,一篇活动文案都要包含以下几个活动内容:

活动物料

一场活动,怎么少的了物料呢,基本上各个环节,各个时期内都需要做图制作物料。大致如下图.

用户维护

活动一旦开始,就要做用户维护了,这样做一是你可以对来参加活动的用户做到比较了解,二是可以让到场率变得高一些。

现在比较普遍的用户维护方式,是将所有用户拉进微信群里。

宣传与推广

整个活动,有两大块最重要,一块是现场执行,另一块就是宣传推广。

宣传推广有两个大作用:

一是吸引更多的人报名参加活动;另一个是让行业内注意到你办了一场不错的活动,提高知名度。

宣传推广一般从可以从以下几个角度出发:

沟通与对接

其实在整个活动准备期中,一定要保证好和各方做沟通与对接,比如嘉宾、场地、合作方等,这样才能确保活动进度。

现场执行

活动现场执行包括前期和后期,

现场执行前期:

① 了解现场

调试音响等设备、测试PPT、测试话筒、规划一下现场、了解洗手间等位置在哪里,这些细节在踩点时都要把控到,做到心里有数。

② 布置现场

现场布置,这样可以保证现场的气氛和专业性。

③ 活动现场的分工与执行

一场200人的活动,需要一位主负责人,一位负责指引,一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记、还需要一位机动执行人员。

这么一看要8个人才可以,但若是人手不够,4个人也可以。因为上面说的事情一些事情可以错开来,一个人可以负责两件以上事情。


活动当日:

⑴ 维持活动秩序。

线下容易出现现场嘈杂的情况,这便需要一个把控现场秩序的人去不断维护的。

⑵ 现场氛围要活跃。

做活动很讲究互动,西安活动策划要想产生互动需要有一位能调动气氛的主持人,还需要活动开始前要做指引,方便大家能快速找到场地;上一个嘉宾讲完后,要及时调出下一个嘉宾的PPT;遥控笔要提前教会嘉宾使用等。这些细节,都是需要活动人注意到的。


活动总结

活动结束了,也要进行适当地总结,这样才能帮助你之后做其它活动更顺利。

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